Como aumentar a produtividade da equipe

Aumentar a produtividade da equipe é um tema sempre em pauta nas empresas. Afinal, equipes que produzem mais geram mais valor, permitindo à empresa crescer consistentemente.

O estudo da produtividade dos trabalhadores não é algo novo. Na verdade, ele foi empregado por Taylor durante a Segunda Revolução Industrial. De lá para cá muita coisa mudou, inclusive as técnicas para tornar equipes mais produtivas.

A produtividade requer muitos elementos que, à primeira vista, não estão relacionados com ela. Um deles é o tempo de lazer. Já foi provado que trabalhar mais não é sinônimo de ser produtivo. Na verdade, foram observados casos onde essa relação era inversa: quanto mais se trabalhava, menos se produzia.

Bem curioso, não é? Neste conteúdo, separamos diversas dicas para melhorar o desempenho de suas equipes.

1. a empresa consegue fazer mais sem investir em mão de obra e tecnologia;
2. o esforço contínuo para ser mais produtivo acarreta em um incremento na cultura da organização, de modo que esse hábito se espalha pela empresa;
3. colaboradores produtivos fazem bom uso dos recursos da empresa, de modo a diminuir custos.

Fora isso, existem diversos outros fatores, tanto psicológicos quanto econômicos. Pessoas produtivas se sentem mais realizadas em seus serviços, ao passo que conseguem entregar mais para a empresa.

Dito isto, vamos às dicas prometidas anteriormente!

Planejar com base em dados

O planejamento é a alma de um trabalho produtivo. É ele quem vai dizer quais processos, técnicas e métodos serão empregados na execução do trabalho, inclusive os objetivos da empresa com essas ações.

Entretanto, o problema é que ser produtivo está intimamente relacionado com essas métricas, dado que é o trabalho direcionado o verdadeiro ator da produtividade.

Sendo assim, ter base em dados significa utilizar todas as informações do negócio para saber com precisão quais ações precisam ser tomadas. Ao adquirir esse conhecimento, a produtividade surge naturalmente, evitando tarefas desnecessárias que não ajudam a atingir as metas do negócio.

Padronizar processos internos

A padronização de processos é uma das técnicas mais antigas, quando falamos em produção através de equipes.

Um grande exemplo do poder dessa técnica é a montadora Ford em seu auge no início do século XX. Em um período em que as tecnologias disponíveis eram precárias, Henry Ford foi capaz de produzir carros complexos em massa. Inclusive a montadora chegou a bater a marca de 5 milhões de veículos produzidos em um ano.

Quando os processos são padronizados, os trabalhadores ganham agilidade e conseguem executá-lo com velocidade, mas sem pressa, garantindo rapidez e qualidade no serviço.

Estabelecer quais são as responsabilidades de cada colaborador

A questão de designar responsabilidades também remonta o Fordismo: nas fábricas de Ford, cada trabalhador realizava somente um procedimento da produção, permitindo que não ficasse confuso.

Um dos grandes vilões da produtividade é, sem sombra de dúvidas, a confusão durante o trabalho. Ou seja, trabalhadores indo de um lado para o outro perguntando sobre o que devem fazer é o completo oposto de uma equipe produtiva.

Se cada colaborador sabe sua função, ele a executa sem perder tempo, permitindo que o projeto caminhe sem grandes problemas.

Elaborar um plano de ação para cada semana

Essa dica segue a lógica das anteriores: quanto mais tempo os trabalhadores estiverem realizando suas tarefas de acordo com o planejado, mais produtivos serão.

A questão de ter um plano de ação para cada semana tem como objetivo quebrar um projeto complexo em diversos miniprojetos menores, que podem ser concluídos em uma semana.

Nesses planos, um dos elementos essenciais são as métricas de sucesso que serão usadas. A definição dessas métricas deve estar de acordo com os objetivos principais da empresa, de modo a evitar divagações.

Elogiar em público, reprimir no privado

A produtividade dos colaboradores está totalmente relacionada com a mentalidade que eles possuem. Se um colaborador é frequentemente reprimido na frente de seus colegas de serviço, ele pode desenvolver baixa auto-estima ou problemas do gênero, preferindo deixar de se expressar por ter medo das reprimendas.

É por isso que todo bom líder deve elogiar em público, mas reprimir no privado. Isso garante uma sensação de recompensa para os trabalhadores elogiados, inclusive servindo para motivar os demais.

Já a reprimenda é um aspecto importante, mas elas devem ser bem empregadas para que haja um aperfeiçoamento do colaborador, não para atacá-lo.

Definir metas e objetivos para os colaboradores

Aqui devemos ter cuidado, pois cada empresa tem sua cultura e seus modos de fazer. Em geral, há designação de objetivos e metas comuns a todos os colaboradores. Isso tem suas vantagens e desvantagens, dado que por um lado iguala todos os funcionários, mas por outro não aproveita suas diferenças.

Todas as empresas são feitas de pessoas, e ninguém tem as mesmas habilidades e experiências que o outro. Portanto, personalizar metas e objetivos, de modo crescente em dificuldade, pode fomentar diversos talentos em sua empresa que você mesmo não sabia.

É um trabalho extra que pode ser muito recompensador no fim das contas.

Investir no treinamento da equipe

O mercado moderno possui muitas ferramentas, técnicas e métodos relacionados à produção. No entanto, nada disso tem valor quando seus colaboradores não conseguem utilizar os recursos à disposição com maestria.

Além disso, a inovação é um aspecto importante de qualquer negócio, e uma forma de desenvolver algo inovador é através de uma equipe atualizada com as principais tecnologias disponíveis.

O treinamento também tem papel fundamental na hora de aumentar a qualidade do serviço. Como comentamos anteriormente, trabalhar mais nem sempre significa ser mais produtivo, dado que o resultado precisa ter impacto positivo na empresa.

Forme especialistas

Em geral, quanto mais especializados são os trabalhadores, melhor será a execução de suas tarefas. Formar especialistas é uma maneira inteligente de aproveitar seus trabalhadores, permitindo obter retornos maiores sem investir em novas contratação.

Contratar pessoal não é interessante porque são raras as pessoas que conseguem produzir logo após serem contratadas. Há um tempo de adaptação que precisa ser respeitado, e nem sempre os novos colaboradores se adequam bem à empresa.

Por isso, permitir que um de seus colaboradores se especialize pode ser visto como um atalho.

Feedbacks e reuniões

O feedback é essencial para manter o alinhamento entre as equipes, sejam de um mesmo setor ou não da empresa.

No caso, sempre que possível o feedback deve estar embasado em dados, principalmente de indicadores de interesse para a empresa. Da mesma forma, deve vir com soluções para possíveis desvios no trabalho, preferencialmente sem julgamentos.

As reuniões também têm um espaço importante: são elas que permitem ter um panorama geral do andamento do projeto. Portanto, elas também são ferramentas para aumentar a produtividade dentro da empresa.

Gerenciamento de tempo

Quando falamos em tempo dentro do contexto de produção, a primeira coisa de que precisamos lembrar é que existe um “paradoxo”: quanto mais rápido é o serviço, mais valor se entrega; quanto mais rápido é o serviço, pior ele tende a ficar.

Esse paradoxo surge porque cada tarefa tem um tempo ótimo de execução, o qual permite um serviço de qualidade e rápido. Se o tempo for encurtado demais, o serviço ainda será rápido, mas não terá qualidade; se for longo, terá qualidade, mas não a rapidez.

Para se manter competitiva, sua empresa precisa balancear velocidade e qualidade em seus processos.

Desenvolva metas de produtividade

Pense nas metas de produtividade como bússolas que apontam sempre para o norte. Dessa forma, elas servem para guiar o processo produtivo, ainda mais se forem particionadas, seguindo o princípio das metas semanais.

Uma meta ambiciosa, quando quebrada em várias metas pequenas e alcançáveis, acaba se tornando ela própria simples de alcançar.

Crie canais de comunicação

Por fim, se você quer aumentar a produtividade de suas equipes, um bom ponto de partida é criar canais de comunicação na empresa.

Esses canais servem para diversas finalidades, mas têm como prioridade a troca rápida de informações de uma ponta a outra da empresa. Essa comunicação pode ajudar em momentos de necessidade, como reposição de máquinas, realocamento de trabalhadores e em muitas outras ocasiões.

Uma ótima forma de trocar informações são os sistemas de gestão de processos. Através deles todos os colaboradores podem acompanhar a produção, facilitando a comunicação entre si pelo sistema.