Como fazer fechamento de caixa

Controlar os registros que são feitos no caixa da sua empresa é essencial para o início de uma gestão financeira em seus negócios.

Não adianta querer analisar resultados sem garantir que as movimentações do seu caixa estejam sendo realizadas de forma correta.

Podemos dizer que o fechamento de caixa é o coração da gestão financeira da sua empresa.

E neste guia vou te ensinar tudo:

• O que é fechamento de caixa
• Quais as formas de movimentações de caixa
• Quais as vantagens de ter um fechamento de caixa correto
• Quais cuidados deve ter no fechamento de caixa
• Como fazer um fechamento de caixa da forma certa

Vem comigo!

O que é fechamento de caixa?

Fechamento de caixa nada mais é do que confrontar os registros de movimentações do caixa com a movimentação física.

Isso é realizado através da conferência de documentos e dinheiro físico com as movimentações do relatório de conferência do caixa.

O relatório do caixa pode ser emitido pelo sistema de gestão da empresa, por planilhas de controle ou registros manuais em livros caixas.

Qual o objetivo do fechamento de caixa?

O fechamento de caixa vai garantir que os recursos financeiros recebidos sejam lançados nas contas corretas de recebimento e, principalmente, estejam realmente no caixa da empresa.

Além dessa garantia de controle o fechamento de caixa serve para documentar e manter transparente a relação entre empregador e colaborador.

Essa clareza nas informações é necessária para a empresa se certificar que não está sendo furtada, e para o colaborador não ter descontos indevidos por uma eventual quebra de caixa que não ocorreu.

Outro objetivo é fundamentar o processo financeiro em geral, ou seja, se o fechamento de caixa for incorreto, todo o restante do processo está comprometido.

Quando fazer um fechamento de caixa?

O ideal é fazer o fechamento diariamente ou sempre que houver troca de colaborador que opera o caixa.

Acumular vários dias de movimentações para executar um fechamento de caixa irá dificultar a gestão do processo, principalmente, se forem encontradas divergências.

Tenho que ter controle de caixa separado para cada colaborador?

Sim, com certeza.

Por exemplo, se você possui um supermercado onde há trocas de colaboradores no mesmo caixa durante o dia, o ideal é que o fechamento seja feito a cada troca.

Caso contrário, o fechamento de caixa não cumprirá seu principal objetivo, que é a transparência.

Por exemplo, você pode não saber se uma eventual quebra de caixa foi realizado por colaborador A ou B.

O que é quebra de caixa?

Quando a conferência física é menor que o valor do relatório do caixa, gera uma quebra de caixa. Ela normalmente é cobrada do colaborador que opera o caixa.

Observe a CLT e seus acordos coletivos para obedecer a legislação nos casos de quebras de caixas.

O que é borderô de fechamento de caixa?

Basicamente, é um documento resumido de todos os registros realizados durante o período que o caixa esteve em funcionamento.

Sua função é facilitar o fechamento de caixa e sua conferência.

Em muitas empresas que contam com automação nos seus pontos de vendas, o borderô é emitido pelo próprio sistema. No qual traz as informações resumidas para conferência.

Caso sua empresa não seja informatizada ainda, você poderá recorrer a um borderô manual para realizar o seu fechamento de caixa.

O que é uma sangria de caixa? E como devo tratar?

A sangria é uma retirada de dinheiro do seu caixa durante a operação. Esse processo é necessário por questões de segurança.

Em determinadas situações há um alto volume em dinheiro dentro do caixa. O que pode chamar muita atenção de pessoas má intencionadas e também ocasionar uma maior probabilidade de erro no fechamento de caixa.

Todos os valores de sangrias realizadas devem ser registradas como movimentações de caixa. No fechamento devem ser contabilizados como saídas.

Dinheiro

O dinheiro em espécie (cédulas e moedas) é o principal tipo de movimentação de caixa.

Primeiramente, essa movimentação exige cuidados durante a operação do caixa. Ao receber as cédulas de dinheiro e moedas de seu cliente é recomendável a conferência para que não haja nenhuma entrada de dinheiro falso em seu caixa.

Também é necessário muita atenção por parte do operador para não se confundir ao movimentar trocos aos clientes. Isso é necessário para evitar quebras de caixas ou insatisfação do cliente.

O fechamento dessa movimentação é simples, o saldo final do borderô ou resumo de caixa deve bater com o valor físico.

Cartões

Diferente do dinheiro que é um pagamento à vista, os cartões são uma forma de pagamento a prazo, mesmo os cartões de débito.

Quando falamos de movimentação em cartão, é muito comum encontrarmos as siglas TEF e POS. Afinal, o que são?

• TEF (Transferência Eletrônica de Fundos) é a máquina de cartão que é integrada com o sistema de gestão da empresa.
• POS (Point of Sale ou Ponto de Venda) é a máquina de cartão portátil, que não é integrada com o sistema da empresa.

As empresas que utilizam o TEF, dão prioridade para finalizar todas as vendas nessas máquinas. Havendo alguma indisponibilidade, é utilizado o POS como um plano B.

No caixa, é necessário que os recibos que comprovam as vendas sejam devidamente guardados até a realização do seu fechamento.

Cheques

O famoso cheque é um título de crédito, ou seja, uma ordem de pagamento que deverá ser descontado no banco.

O principal cuidado com os valores recebidos em cheques deve ser propriamente quem está usando este tipo de pagamento.

Vale sempre cuidar se é um cliente de confiança e verificar as informações preenchidas no cheque.

Consultas de cheques são utilizadas para decidir o aceite ou não dessa ordem de pagamento.

Como nos outros casos, os cheques devem ser devidamente guardados para entrar nas contas do fechamento de caixa.

Convênios

O convênio ("gourmetização" do fiado rs) deve entrar no fechamento de caixa como qualquer outro tipo de receita.

Deve se tomar cuidado para que o cliente em questão seja devidamente cadastrado em sua empresa e com todas as informações necessárias para que se tenha uma maior segurança do recebimento desses valores no futuro.

Vale ressaltar que ultimamente muitas empresas estão deixando de lado as vendas em convênios. O principal motivo é a dificuldade de cobrança e a inadimplência que essa movimentação gera.

Muitas empresas que têm a cultura do convênio, estão substituindo os mesmos por cartões private label, que nada mais é que terceirizar a cobrança para uma empresa profissionalizada.

Essa medida tem um custo, portanto, geralmente ele é menor que o valor de inadimplência e gastos com cobrança.

Os recibos de compras de convênios devem ser guardados para o fechamento de caixa. Lembre-se sempre de pegar a assinatura do cliente, principalmente, se o seu sistema não exige senha na hora da compra.

Outras operações

Em alguns casos existem outros tipos de operações, como:

• recargas de celulares
• recebimentos de títulos
• pagamentos diversos
• vale e contra-vale
• vouchers

O processo é o mesmo para o fechamento de caixa, todos os comprovantes devem ser guardados para que tenha uma conferência dos valores posteriormente.

Quanto mais operações são feitas no ponto de venda, mais complexo tende a ser a gestão desse processo.

Uma boa organização e separação dos documentos recebidos facilitam muito na hora de fechar o caixa.

Segurança contra furto

Com o processo de fechamento de caixa você vai estar seguro que não está sendo enganado no coração da sua empresa.

Com a conferência a cada fechamento de caixa os riscos por fraudes ou furtos diminuem drasticamente.

Lembrando que fraudes e furtos podem ocorrer tanto por algum meliante que realize manobras ao pagar as suas mercadorias ou até mesmo através de seus colaboradores.

Transparência entre colaborador e empresa

Nada mais saudável em uma rotina de trabalho do que ter clareza entre os colaboradores e empregador.

Por exemplo, Maria é a gestora do negócio e Ana é a operadora de caixa. Ambas participam do fechamento de caixa. Elas fazem os seguintes passos:

1. Ana presta conta de suas movimentações e saldos;
2. Maria valida e confronta com o físico;
3. Ambas assinam o boletim de fechamento.

Com esse processo Maria tem a garantia que o caixa foi fechado corretamente e Ana fica tranquila pois comprovou suas obrigações.

Controle financeiro

Como dito anteriormente, o caixa é o coração financeiro da empresa. Se você garantir que o fechamento de caixa está sendo realizado de forma eficiente, o seu controle e principalmente a sua gestão financeira estarão no rumo certo.

Já imaginou iniciar um controle financeiro sem ter a garantia que as entradas e saídas da sua empresa não estão com valores corretos? E mais, descobrir isso apenas alguns meses a frente?

Por isso a importância de implantar esse processo em sua empresa. Ele é o alicerce de outros processos do financeiro, como:

• controle de pendências a receber
• conciliação bancária
• conciliação de caixas
• fluxo de caixa
• balanço financeiro

Processo amarrado

O processo financeiro como um todo deve estar amarrado de um jeito que ele mesmo se valide. Ficou confuso?

Lembra na escola, quando tinha as questões de matemática, que você realizava a equação, e para garantir que você tinha acertado a resposta era necessário tirar a prova real?

Pois bem, o processo amarrado que eu falo é justamente isso. Vou te dar um exemplo:

João movimentou seu caixa durante seu expediente, e ao final do mesmo o sistema trouxe um valor de saldo do caixa. Ele deve entregar esse saldo ao seu superior. Como garantir que o processo está amarrado e seguro?

Simples, uma conferência física do saldo confrontando com o relatório.

Ou seja, você tirou a PROVA REAL!

O exemplo foi com o dinheiro, porém, a prova real do processo pode (e deve) ser feito com todas as movimentações do caixa, como:

• confrontar o valor de movimentações de cartões (tickets) com o relatório da operadora;
• confrontar os cheques físicos com o relatório do fechamento;
• confrontar as vendas em convênios com o relatório de fechamento;
• confrontar os valores das sangrias com os depósitos realizados;
• entre outras formas de confrontações dos caixas.

Facilidade das informações

Muitas vezes, a complexidade de algumas movimentações financeiras dos caixas deixam tanto colaborador como empresa confuso e isso pode causar problemas.

É comum empresas com controle financeiro mal estruturado criarem processos mirabolantes, que ninguém entende muito bem de onde vem e para onde vai aquela informação. Muitas vezes é necessário ajustes para bater o saldo final, o que mascara o problema de erro no processo.

Evite ao máximo esse tipo de situação na sua empresa. Caso tenha dificuldade com algum processo em específico, questione parceiros e fornecedores como eles tratam aquela situação.

Boas práticas de gestão podem ser compartilhadas entre as organizações.

Fraudes

A fraude é também um dos principais cuidados a ser tomado no fechamento de caixa.

Realizando fechamento de caixa já é necessário prestar atenção em possíveis fraudes, já imaginou sem? Melhor não imaginar...

Algumas fraudes são comuns como farsas em cancelamentos e descontos, registros de movimentações irreais, entre outros.

Por exemplo, o cliente faz uma compra e opta por não levar o cupom. O operador de má fé cancela essa venda e embolsa o dinheiro.

Para evitar esse tipo de fraude, coloque pessoas chaves para validarem todos os cancelamentos e colocarem o motivo no ticket de cancelamento.

Passo 1 - Defina as pessoas

O primeiro passo é definir as pessoas que irão operacionar o seu caixa.

Quando possível, dê prioridade para:

• Pessoas de sua confiança pessoal: Pessoas que possuam sua confiança pessoal tendem a operacionar com mais segurança o seu caixa. Mas atenção, isso não isenta que a mesma tenha que fazer todo o processo de fechamento de caixa.
• Pessoas com mais tempo de emprego: Pessoas que estão a mais tempo com você na empresa tendem a ser mais comprometidas.
• Pessoas mais atentas: Pessoas atenciosas costumam ter mais cuidado no processo de movimentação de caixa.

Dependendo do tamanho da sua empresa, é necessário definir alguém para ser um supervisor de caixa (ou fiscal de caixa). Essa pessoa que realizará o fechamento do caixa junto com o operador.

Quando há essa necessidade, o controle fica mais complexo, porque deverá obedecer uma hierarquia e precisará de validações no fechamento.

Passo 2 - Rotina de fechamento

Defina a rotina de fechamento de caixa e como será realizado.

A cada final de expediente do operador deverá ser realizado o fechamento do caixa.

Se a sua empresa necessita de supervisor de caixa, determine o horário que irá ser realizado o fechamento.

Passo 3 - Controle as movimentações

No sistema, na planilha ou no livro caixa, garanta que seus operadores realizem o controle das movimentações para posterior fechamento.

Treine seus colaboradores constantemente visando mais assertividade do processo e menos possibilidade de fraudes e furtos.

PONTOS IMPORTANTES PARA O CONTROLE DE CAIXA

Limite para sangria

Defina um valor limite que o operador pode conter no caixa. Após atingir esse limite, ele deve fazer uma sangria.

Fundo de troco padrão

Além de definir um fundo de caixa que o operador possa ter no seu caixa, defina as regras de diversificação de cédulas e moedas que cada um deve ter. Por exemplo, no caixa de “fulano” terá R$ 100 de troco, sendo:

Regras

R$ 50 de cédulas de R$ 2

R$ 25 de moedas de R$ 1

R$ 15 de moedas de R$ 0,50

R$ 5 de moedas de R$ 0,25

R$ 3 de moedas de R$ 0,10

R$ 2 de moedas de R$ 0,05

Regras para familiares e amigos

Evite ao máximo que seus operadores recebam em seu caixa familiares e amigos próximos. Essa medida visa a segurança para não ter nenhum tipo de favorecimento por parte do operador para os mesmos.

Não trocar dinheiro

Muitas vezes clientes mal intencionados pedem para trocar cédulas falsas no caixa. Procure proibir a troca de dinheiro por operadores. Se necessário, designe pessoas chaves para efetuarem esse tipo de operação.

Organização dos documentos

A organização dos documentos é de suma importância para um fechamento de caixa ágil. Oriente sua equipe para organizar de maneira correta, separando comprovantes e documentos por tipos de movimentações.

Controle de contra-vales

Fique atento a emissão de vales aos seus clientes. É importante ter um controle bem apurado desse documento, para que não haja falsificação de vales.

Passo 4 - Fechamento de caixa

Ao final do expediente do seu operador, de preferência em uma sala separada, o supervisor junto com o operador de caixa devem realizar o fechamento do caixa:

• Confronte o saldo final de dinheiro do caixa com o físico
• Confronte as outras movimentações com os documentos físicos

Ao validar essas informações o supervisor deve:

• Se bater relatório com físico: Ao bater as movimentações do caixa, peça a assinatura do operador, atestando o fechamento e assine você também.
• Se der falta ou sobra: Ao divergir as informações, anote no fechamento, informe o operador e solicite a assinatura do mesmo e assine você também, ambos, atestando o ocorrido.

Observe o que diz a CLT sobre os descontos de quebra de caixa para a sua categoria.

Passo 5 - Conferência do fechamento de caixa

A conferência do fechamento de caixa normalmente é realizada pelo responsável financeiro no dia seguinte.

Ela consiste em validar os fechamentos de caixas realizados no dia anterior e realizar registros das informações que fizeram parte do caixa. Como:

• Pendências de recebimentos de cartões
• Pendências de cheques a receber
• Convênios a receber

Ou seja, será alimentado as informações para posteriores controles financeiros dos mesmos.