Ter dinheiro em caixa para cumprir suas obrigações no dia que elas vencem é fundamental para qualquer empresário.

Se as contas estão apertadas ultimamente, é o fluxo de caixa que pode ajudar a entender o motivo disso acontecer no seu negócio.

Neste guia vou te ensinar tudo sobre fluxo de caixa:

O que é um fluxo de caixa

・Porque utilizar um fluxo de caixa na sua empresa

・Quais os cuidados ao utilizar o fluxo de caixa

・Qual fluxo de caixa é o certo para sua empresa

・Como analisar um fluxo de caixa

Vamos lá?

O que é fluxo de caixa?

O fluxo de caixa é uma ferramenta que apresenta o equilíbrio financeiro da empresa.

Ele é alimentado pelas movimentações de recebimentos e pagamentos realizados na organização.

Esta ferramenta mostra de forma periódica todos seus saldos de caixas, bancos, previsões de pagamentos e recebimentos.

Sua principal característica é apresentar como será a liquidez financeira da empresa num período futuro.

Para que serve fluxo de caixa?

O objetivo principal do fluxo caixa é garantir que o seu negócio possua um capital de giro suficiente para suprir suas necessidades financeiras.

Outro benefício, é saber qual vai ser o seu saldo disponível em um determinado período de tempo.

Com essa informação, você poderá tomar decisões importantes, como saber o quanto de capital você pode comprometer com:

・Novas aplicações

・Novos investimentos

・Divisão dos lucros

O que preciso para gerenciar o fluxo de caixa?

Basicamente, você tem três opções:

・Livro caixa;

・Planilha;

・Sistema.

Fazer o controle de caixa no caderninho ou no famoso “livro caixa” até é possível, mas em pleno século XXI, eu indicá-lo a fazer dessa maneira, seria contribuir com sua improdutividade.

Um sistema ou uma planilha vai facilitar o processo de elaboração de um fluxo de caixa. O uso dessa ferramenta vai agilizar as suas previsões financeiras e tomadas de decisões.

Portanto, na hora de escolher qual utilizar, olhe para sua realidade e analise a viabilidade.

Vou te dar dois exemplos:

Uma pequena fábrica de roupas pode controlar o fluxo de caixa numa simples planilha, desde que seja bem estruturada e confiável.

Diferente de uma grande empresa, que necessitará de um sistema que integre todas as áreas (estoque, comercial, etc.) com o financeiro.

Se você está em dúvida entre uma planilha ou um sistema, peço que leia este artigo até o final, pois vai facilitar sua decisão.

O que é DFC?

DFC é a sigla de “Demonstrativo de Fluxo de Caixa”.

Basicamente, é a estrutura onde você analisará as movimentações e previsões do seu financeiro.

Qual a diferença entre Fluxo de Caixa e DRE?

A principal diferença entre Fluxo de Caixa e DRE (Demonstrativo de Resultado do Exercício) é o objetivo de cada um.

O DRE tem como objetivo mostrar o lucro da operação do seu negócio

Já o Fluxo de caixa tem como finalidade apresentar a liquidez do período.

Na prática, isso representa que, a sua DRE pode mostrar que a operação no mês teve lucro de 10 mil, porém, no seu fluxo de caixa está zerado, pois foi utilizado os 10 mil para comprar um equipamento para a empresa.

Outra diferença é o regime que cada um obedece.

O Fluxo de Caixa utiliza o regime de caixa e o DRE utiliza o regime de competência.

・Regime de caixa: considera o registro na data do desembolso financeiro, ou seja, na data que os documentos foram pagos ou recebidos.

・Regime de competência: considera o registro na data que ocorreu, independente do pagamento ou recebimento do documento.

Vale ressaltar que os dois demonstrativos são complementares e fazem parte dos relatórios mais importantes para gestão financeira das empresas.

Fluxo de caixa diário

O objetivo principal do fluxo de caixa diário é controlar as movimentações que ocorreram no seu caixa.

Para utilizar esse tipo de análise, basta ter o saldo inicial correto e registrar todas as entradas e saídas do caixa.

Ao final do dia, o saldo do seu fluxo de caixa deve bater com o saldo físico do seu caixa. Caso contrário, aconteceu algum registro errado, quebra ou desvio.

Esse formato é muito usado pela operação do departamento financeiro para controle do caixa e conferências.

Fluxo de caixa projetado

Como o nome já diz, o fluxo de caixa projetado tem como objetivo principal mostrar uma estimativa do seu caixa no futuro.

Para isso, além das informações dos movimentos que ocorreram, é necessário incluir o lançamento de previsões de receitas e despesas que irão acontecer.

Você pode projetar seu fluxo de caixa para o período que você achar necessário. Sua forma de visualização geralmente é diário, mensal, anual.

Para compor um fluxo de caixa projetado é necessário a criação de um orçamento empresarial, ou seja, um planejamento financeiro da empresa.

Esse formato é muito utilizado por gestores financeiros que querem uma análise projetada de quanto será seu caixa em médio ou longo prazo.

Fluxo de caixa descontado

O Fluxo de Caixa Descontado é muito utilizado para identificar quanto vale a sua empresa (valuation).

Não será nosso foco no artigo esse tipo de fluxo, pois seu uso se limita basicamente a avaliar a empresa para uma eventual venda/compra ou prover relatórios para acionistas.

Saber onde está o dinheiro da empresa

É muito comum empresas que tenham um bom faturamento de vendas apresentarem dificuldades em pagar suas contas em dia.

Isso acontece por diversos motivos, como:

・Não programar os vencimentos de suas compras corretamente,

・Misturar gastos pessoais com os gastos da empresa,

・Não ter um bom controle financeiro

Elaborar o fluxo de caixa de forma correta vai te dizer exatamente onde o dinheiro da sua empresa está e quando você receberá suas vendas a prazo.

Evitar pagamento de juros

O dinheiro que você tem no caixa e no banco não vai cobrir os pagamentos necessários para o dia? Bem, se isso acontecer, não tem jeito: Tem que pagar os juros.

Vamos combinar, tem despesa pior que pagar juros? Eu acho que não.

Com a projeção de fluxo de caixa você pode analisar as suas movimentações antecipadamente e evitar o pagamento dessa despesa “ingrata”.

Vale ressaltar que, mesmo em empresas com financeiro saudável, o pagamento de juros pode ocorrer por puro descontrole.

Por exemplo, o 5º dia útil de cada mês já é comprometido com o pagamento dos colaboradores da empresa. Se for efetuado muitas compras com vencimentos para esse dia em específico, corre o risco de faltar fluxo para pagá-los.

A previsão vai te ajudar a se antecipar a essas situações sem “apertar” seu financeiro.

Evitar entrar no limite do banco

Se não conseguir cumprir suas obrigações, você tem uma alternativa para não pagar juros ao seu fornecedor. É só você usar o limite de sua conta bancária, e pagar juros ao seu banco. Ou seja, "se ficar o bixo pega, se correr...(rsrs)"

O fluxo de caixa te auxiliará para evitar o pagamento de juros desnecessários.

Vantagem competitiva

Ter a clareza do fluxo de caixa cria uma vantagem competitiva para a empresa.

Empresas com o fluxo saudável podem aproveitar oportunidades de novos investimentos que surgirem.

Barganha de preço em aquisições de matérias-primas e produtos para revenda também são vantagens que podem te colocar na frente da concorrência.

Informações incorretas

Esse é um dos principais problemas que podem distorcer a realidade do fluxo de caixa.

Imagine que, ao registrar uma entrada de mercadoria de alto valor, a pessoa responsável pelo lançamento colocou a data de vencimento para o dia 15, e o correto seria dia 13.

Bem, esse tipo de erro pode ocasionar o acúmulo de vencimentos previstos para um determinado dia. Sendo pego de surpresa, o financeiro tem que recorrer a um capital não programado ou a pagamento de juros.

Além da data de vencimentos, tem outros erros de lançamentos que podem interferir no fluxo. Como:

・Lançamento de valor do documento a pagar errado;

・Não previsão de taxas extras em cima do valor do documento a pagar;

・Previsão de lançamentos futuros fora da realidade;

・Saldos de caixas e bancos incorretos;

・Não realizar baixas das pendências financeiras em dia.

Uma boa dica para evitar esses problemas é colocar uma conferência (auditoria) nos lançamentos.

Por exemplo, José é o responsável pelos lançamentos das entradas de aquisições e suas pendências para o financeiro. Eu, como gestor, coloco Maria para verificar esses lançamentos. Ela vai conferir o lançamento no sistema confrontando com o documento físico, observando os seguintes pontos:

・Data de vencimento;

・Valor;

・Taxas e encargos.

Essa medida diminuirá as chances de erros de informações do seu fluxo de caixa.

Falta de informações

É indispensável que o fluxo de caixa absorva todas as informações de contas a pagar e receber da sua empresa.

Além de todas as informações financeiras de eventos que já aconteceram, um fluxo de caixa necessita de lançamento de previsões de gastos que irão acontecer.

Um exemplo de previsão que deve ser lançada é a folha de pagamento.

Ela é uma despesa que geralmente é “fechada” no início do mês, e o seu vencimento é no 5º dia útil.

Ou seja, se eu não lançar uma previsão dessa despesa, ela aparecerá no meu fluxo de caixa, no máximo, com 5 dias de antecedência. O que dificulta uma análise mais extensa, como mensal.

Outros exemplos de gastos que devem ser provisionados no fluxo de caixa são:

・Energia elétrica e água;

・Honorários de prestadores de serviços;

・Impostos.

Obviamente, é difícil prever o valor exato de algumas despesas, porém, você pode fazer médias de períodos históricos para estipular o valor e lançar no seu fluxo de caixa.

Quando a despesa for emitida, atualize seu fluxo com o valor correto.

Essas medidas vão te dar mais segurança na análise e controle do seu fluxo.

Cautela nas projeções

Além de administrar o presente, com o fluxo de caixa você enxergará o futuro da saúde financeira da sua empresa.

Essas informações possibilitam montar planejamentos para o crescimento da sua empresa.

Mas é importante sempre reservar um valor para algum fator externo que possa interferir nos seus planos.

Apesar a previsão do fluxo destacar quanto será o seu resultado operacional daqui a alguns meses, não é 100% garantido que todas as projeções ocorram.

São exemplos de imprevistos:

・Crises econômicas;

・Alterações de estruturas que interfiram na logística;

・Mudanças de perfil de consumo;

・Epidemias e pandemias

Esses tipos de situações são quase impossíveis de ser previstos, por isso, uma reserva de capital te dará suporte e fôlego necessário para tomar ações corretivas sobre esses problemas.

Análise incorreta

"João recebeu seu salário no dia 05. Nesse mesmo dia, ele olhou seu extrato e viu uma quantia de R$ 2.000. No mesmo momento, ele foi em uma loja de tecnologia e comprou o celular que ele tanto desejava à vista. O que lhe custou R$ 1.990. Porém, 3 dias depois chegou as contas do mês, como energia, água, gás, telefone, e João não conseguiu pagar."

O exemplo acima é exagerado, porém, mostra como uma análise incorreta no fluxo de caixa pode ocasionar um problema.

É essencial que as pessoas responsáveis pelo financeiro da organização tenham conhecimentos sobre “como analisar um fluxo de caixa”.

Abaixo vamos falar mais sobre isso.

Primeiro passo - Levantar saldo de caixa

O primeiro passo do fluxo é identificar o saldo anterior do caixa.

Por mais que o seu sistema lhe traga um saldo de caixa, o ideal é fazer uma conferência no seu caixa físico, para levantar o real valor que você tem em caixa.

Os saldos bancários e aplicações financeiras também devem ser considerados no fluxo. Levante os saldos finais do último período para considerar como saldo inicial de caixa.

Segundo passo - Registrar todos os pagamentos e recebimentos

Registre TODAS suas movimentações de pagamentos e recebimentos.

Se você utiliza um sistema de gestão, garanta que suas movimentações físicas do financeiro (pagamentos, recebimentos, depósitos, etc.) sejam registradas no sistema.

Se você controla seu fluxo financeiro em uma planilha ou em um livro caixa, tome o máximo de cuidado para não deixar nada para trás. Anote todos as suas saídas e entradas de caixa.

Terceiro passo - Controlar o fluxo de caixa diário

Com o saldo inicial e os corretos registros das movimentações de entradas e saídas de caixas, você controla o saldo final do seu caixa diário.

Isso se dá através da simples fórmula:

Saldo inicial + Entradas - Saídas = Saldo final

O saldo final do dia, será o inicial do dia seguinte, e assim sucessivamente.

É importante ter conferências físicas no caixa para verificar se o saldo presente no relatório do fluxo de caixa está correto. Se não estiver, algum problema pode estar acontecendo, como desvios e furtos.

Quarto passo - Projeções de recebimentos

Além de controlar seu caixa, é muito importante certificar-se que não terá “surpresas” negativas no futuro.

Por isso é importante prever os recebimentos que irão acontecer, estimando qual será o seu saldo final em cada período.

Para projetar seus recebimentos, primeiro você terá que ter uma estimativa de faturamento. Você consegue essa informação no orçamento empresarial ou numa análise histórica de seus resultados.

Levante o percentual médio de vendas por categorias, como à vista, cartão de débito, cartão de crédito, cheques, convênios, entre outros.

Aplique essas porcentagens sobre a sua projeção de vendas e alimente a previsão do fluxo de caixa.

Por exemplo:
Quinto passo - Projeções de pagamentos

Vamos separar a projeção de saídas em duas partes: gastos fixos e variáveis.

Gastos fixos são aqueles que você possui, independentemente da suas vendas. Como exemplo, energia elétrica, folha de pagamento, contabilidade, etc.

Esses gastos são fáceis de anexar a sua projeção de fluxo de caixa, pois normalmente a data de pagamento é fixa. Programe-os e replique aos próximos meses.

Gastos variáveis são compras de mercadorias, insumos ou despesas ligadas à venda.

Uma boa dica para fazer essa projeção é descontar sua margem de contribuição da sua projeção de vendas.

Por exemplo:

Sexto passo - Acompanhamento e revisão

O acompanhamento do fluxo de caixa e suas previsões são essenciais para aproveitar o máximo dessa ferramenta do financeiro.

Valide suas projeções com o realizado. Caso haja disparidade, revise as projeções futuras para que não fiquem defasadas.

Fique atento a ocorrências que podem interferir no seu fluxo:

・Novas compras parceladas: Caso isso aconteça, lembre-se de colocar o valor das parcelas nas projeções.

・Vendas sazonais: Lembre-se das datas sazonais para considerar suas oscilações de vendas no fluxo de caixa.

・Queda ou aumento de vendas: As vendas previstas podem oscilar por inúmeros motivos. Não se esqueça de revisar suas projeções sempre que ocorrerem.

・Impostos e taxas anuais: IPTU e Alvará são exemplos dessas taxas que são pagos uma vez ao ano. Não se esqueça de considerá-los.

BÔNUS - Planilha de fluxo de caixa

Bem, agora que você já sabe como montar o seu fluxo de caixa, vamos disponibilizar alguns materiais que vão te auxiliar nesse processo. São eles:

・Fluxo de caixa diário

・Fluxo de caixa projetado (diário)

・Fluxo de caixa projetado (mensal)

・Checklist previsões

Fluxo de caixa diário

Essa planilha vai te ajudar a controlar o seu caixa diariamente.

Seu preenchimento é bem simples, necessita apenas apontar o saldo inicial e após lançar, linha a linha, as movimentações do seu financeiro.

Fluxo de caixa projetado (Diário)

O fluxo de caixa projetado diariamente serve para você controlar seu caixa no futuro de curto prazo.

Ele possibilita o lançamento de projeções e movimentações diárias.

Você pode comparar o seu caixa projetado e o realizado.

Fluxo de caixa projetado (Mensal)

O fluxo de caixa projetado mensalmente vai te ajudar a controlar seu caixa no futuro de médio a longo prazo.

Ele possibilita o lançamento de projeções e movimentações mensais.

Você pode comparar o seu caixa projetado e o realizado e direcionar estratégias da empresa.

Checklist previsões

Outro material que disponibilizamos é um checklist que vai te ajudar a organizar as suas previsões de fluxo de caixa.

Você pode lançar as previsões, colocar o período e dia de vencimento. Ainda você pode colocar os critérios e observações para cada uma.