A falta de controle financeiro está travando o crescimento da sua empresa

O controle financeiro, também conhecido como gestão financeira, usando um termo mais genérico, é o divisor de águas quando falamos em crescimento de empresas. Afinal, é o cuidado com o fluxo de dinheiro que permite poupar e investir, ao passo que se conhece os custos da operação.

Se seu negócio parece que “não vai para a frente” faz alguns meses, saiba que: é provável que realizar algumas alterações no setor financeiro permita um rápido crescimento.

Neste conteúdo, vamos explicar diversos aspectos sobre o controle financeiro. Aproveite para ler até o final!

Esquecer datas importantes do financeiro

Todas as empresas têm obrigações financeiras a cumprir. No caso, elas possuem datas pré-estabelecidas em contrato, tornando-as passíveis de multa e juros.

Quando o controle financeiro empresarial não vai bem, o primeiro sinal é, justamente, a negligência dessas datas importantes. Todavia, não significa apenas esquecer a data, mas também aquela sensação de descontrole quando a data de pagamento se aproxima.

Se você está perdido quanto às datas, sem dúvida precisa melhorar sua gestão financeira.

Excesso de multas e juros nos pagamentos

O primeiro sinal visível e que pesa no bolso é o excesso de multas e juros. No caso, eles incidem por causa de atraso nos pagamentos, fazendo com que recursos preciosos da organização sejam desperdiçados.

Geralmente esse excesso de custo aparece no balanço mensal da empresa, podendo atingir valores realmente expressivos, a depender da situação.

Em suma, o maior problema dessa prática surge no longo prazo, podendo acarretar falta de recursos para aproveitar oportunidades.

Problemas na hora de analisar o fluxo de caixa

O fluxo de caixa é uma métrica muito valiosa. Portanto, quando há um problema no fluxo de caixa, a organização está em apuros. E olha que o problema encontrado não precisa ser grande: uma simples imprecisão de valores, por exemplo, pode tornar todos os dados do fluxo de caixa sem valor algum.

Fornecedores recusando pedidos

O fluxo de caixa é fundamental para a empresa, mas os produtos para manter suas operações acabam por ser ainda mais importantes. E se os fornecedores parassem de enviar produtos para seu negócio? Esse risco é real quando há falta de controle financeiro na empresa.

Em alguns casos, quando o negócio está inadimplente com um fornecedor, a confiança pode ser abalada, impedindo futuras negociações.

Saber pouco sobre o fluxo de dinheiro da empresa

Para destravar o crescimento da sua empresa, uma das principais ações é otimizar os processos internos da mesma. Para que isso ocorra, é imprescindível saber para onde o dinheiro vai, e quanto de valor retorna para o negócio.

Se sua organização não tem essa informação, com certeza está havendo algum problema de controle financeiro.

Sensação de estar estagnado

Sentir que o negócio está estagnado é um indício forte de má gestão financeira.

Uma empresa só consegue obter ótimos resultados e crescer se o fluxo de dinheiro estiver otimizado. Ou seja, quando os processos estão gerando bastante valor a ponto de cobrir todos os custos e obter lucro.

No entanto, estar estagnado não é uma notícia ruim, na maioria dos casos. De fato, isso indica que você atingiu um patamar elevado, e que precisa dar um salto para melhorar ainda mais.

Implante um sistema de fluxo de caixa

Como foi dito, o fluxo de caixa é fundamental para manter a saúde do negócio. Porém, queremos ressaltar sua importância na empresa, a ponto de torná-lo uma das principais prioridades da gestão.

O sistema de fluxo de caixa precisa ser simples, integrado e, acima de tudo, preciso. Ele não pode deixar margem para dúvidas, no que diz respeito aos valores inseridos no sistema.

É por isso que os softwares de gestão integrada fazem tanto sucesso.

Registre todas as operações financeiras da empresa

Para manter um ótimo controle financeiro, deve-se registrar todas as operações financeiras da empresa. No caso, se você está com dificuldade na hora de organizar as operações, guarde todas as notas fiscais e use cartões de crédito e débito.

Mesmo não sendo o ideal, apenas esses registros podem ajudar muito na tomada de decisão, tendo potencial de até mesmo livrar sua empresa de problemas sérios.

Deixe claro todos os gastos do negócio

Saber quanto dinheiro entra na empresa é muito mais fácil do que saber quanto sai. A razão disso é que existem diversos ralos de dinheiro, mas poucas portas de entrada.

Quando se sabe o quanto é gasto para produzir um produto ou fornecer um serviço, o lucro é calculado com bastante precisão. Dessa forma, pode-se fazer um planejamento financeiro assertivo, permitindo um crescimento saudável e consistente do negócio.

Sempre trabalhe com um fundo de reserva

Para crescer, é preciso investir; para investir, é preciso recursos. Seguindo essa lógica, o melhor caminho é o de poupar para investir, um dos meios mais eficientes para alcançar o sucesso.

Note que se você poupar 1/12 do lucro mensal, no final do ano será como se sua empresa tivesse trabalhado por um mês extra.

Procure calcular o cenário no longo prazo

Está certo que trabalhar com previsão de mercado não é a forma mais precisa de lidar com o financeiro da empresa.

Todavia, calcular possíveis alterações de mercado podem preparar sua empresa para uma rápida expansão.

Uma forma de projetar a situação da empresa é estudando a evolução de seus indicadores financeiros. Por meio deste estudo, suas análises terão fundamento, o que as torna mais consistentes.

Use sistemas de automação no financeiro

Os sistemas de automação vão permitir uma entrada de dados eficiente, assim como análises e insights poderosos de sua empresa.

Embora seja possível realizar a gestão financeira através de planilhas do Excel, essa prática não é recomendada. Afinal, seus dados ficam com mais fontes de erros, que incluem a entrada de dados na planilha, as alíquotas de cada operação e as próprias operações matemáticas.

Por outro lado, os sistemas de automação fazem tudo isso com a menor probabilidade de erros possível.

Faturamento

O faturamento é a soma de todas as receitas em um determinado período. Em geral, o faturamento mensal e anual são os mais importantes para uma empresa, dado que expressam, de certo modo, como a empresa está desempenhando.

Todavia, o faturamento deve ser analisado com cautela, tendo em vista que somente essa informação pode ser enganosa. Uma empresa pode ter um faturamento excepcional, mas quase não obter lucro líquido.

É por isso que devemos usar vários indicadores em nossas análises!

Saldo das contas

Embora não seja um indicador, acompanhar o saldo das contas é sim uma ótima forma de trabalhar o controle financeiro da empresa. O ideal é ter uma data recorrente para fazer a consulta, registrando todos os valores.

Vale lembrar que existem aplicativos que conseguem unificar todas as contas bancárias da empresa, auxiliando na hora de avaliar a saúde financeira do negócio.

No fim das contas, o importante é não perder o controle dos saldos.

Fluxo de caixa

O fluxo de caixa é o coração do controle financeiro dentro das empresas. É ele quem vai fornecer diversas informações importantes sobre o negócio, tanto de curto quanto de longo prazo.

A melhor forma de acompanhar o fluxo de caixa é realizando registros de entrada e saída de dinheiro diariamente. Com esses dados, fica fácil saber se a empresa está se desenvolvendo de forma saudável ou se precisa realizar mudanças na sua forma de operar.

Margem de contribuição geral

A margem de contribuição geral está atrelada às despesas variáveis da organização. No caso, subtrai-se todos os custos variáveis do negócio, e registra-se quanto de dinheiro sobrou para pagar as despesas fixas da empresa.

Em geral, essa métrica é calculada em porcentagem (%) do total para facilitar a visualização dessa informação. Acompanhá-la pode ser um grande diferencial para sua empresa.

Margem de despesas fixas

Para que haja crescimento, é preciso haver investimentos no negócio. Esses investimentos acarretam custos fixos adicionais na empresa, os quais precisam ser controlados para não atingir valores perigosos.

A margem de despesas fixas faz esse acompanhamento. De fato, ela é a soma de todos os custos fixos da organização, geralmente representada como uma porcentagem do total - da mesma forma que acontece com a margem de contribuição geral.

Uma margem muito alta, por exemplo, pode indicar que cortes de despesas fixas precisam ser feitos. Por outro lado, uma margem baixa aponta que há espaço para novos investimentos de custo fixo, como contratações e aquisições de maquinário.

EBITDA

A sigla EBITDA significa, em tradução simplificada, o lucro quando todas as deduções relacionadas ao processo produtivo são feitas. Portanto, é uma forma de metrificar o lucro advindo da atividade-fim da empresa, sendo de fundamental importância para sua gestão.

É vital observar que o EBITDA leva em conta amortizações e depreciações. Então, ele vai informar de maneira precisa a capacidade de gerar valor da empresa, dados todos os fatores atrelados a sua atividade.

Vamos a um exemplo:

• Receita líquida: R$ 50 mil;
• Custo de produtos vendidos: R$ 8 mil;
• Gastos gerais: R$ 3 mil;
• Despesas com vendas: R$ 5 mil;
• Custos com depreciação: R$ 600,00;
• Gastos com amortização: R$ 900,00;
• Despesas administrativas: R$ 2 mil.

Lucro operacional = R$ 50 mil - (R$ 8 mil + 10 mil) = R$ 32 mil.

EBITDA = (lucro operacional + depreciação + amortização)/ R$ 50 mill = 33,7/50 = 0,674.

Considerações sobre os indicadores

Antes de mais nada, precisamos dizer que cada setor da economia tem um padrão de indicadores. Portanto, existem sim valores ótimos para cada um deles, mas esses valores dependem de uma série de fatores - o que costuma causar surpresas.

Um dos motivos disso, por exemplo, tem a ver com a escala do negócio. Ter ROI de 2% pode ser péssimo para uma loja de roupas; mas o mesmo ROI é ótimo para uma indústria que produz milhares de unidades por dia.

Saiba exatamente a situação atual da sua empresa

O primeiro passo para fazer uma ótima gestão financeira é saber a situação atual da empresa. Ou seja, é desenvolver um “tato” financeiro do negócio, facilitando tomar decisões inteligentes.

Você chega a um panorama geral da empresa através de 3 perguntas simples:

1. É possível pagar todas as despesas mensais da empresa sem problemas?
2. O negócio possui uma reserva financeira satisfatória?
3. As operações da empresa retornaram um bom lucro nos últimos meses?

Embora sejam simples, essas perguntas podem ajudar muito na hora da gestão de seu negócio.

Prepare um planejamento fiscal

Todos os negócios têm algo em comum: a tributação. E esse ponto é bastante delicado, dada as metodologias empregadas pela Receita Federal para recolher tributos.

Manter seu negócio na legalidade, além de evitar diversas dores de cabeça, também ajuda no crescimento do mesmo. Portanto, elaborar um planejamento fiscal é fundamental, e esse documento deve abarcar os seguintes objetivos:

• Otimizar a entrega de tributos.
• Permanecer com status de “regular” junto à Receita Federal.
• Aumentar a margem de lucro do negócio.

Um bom planejamento fiscal consegue tudo isso e muito mais!

Faça auditorias de forma periódicas

As auditorias periódicas conseguem ajudar em muitos aspectos, principalmente na hora de encontrar pontos que podem ser otimizados. A maior parte deles reside nos processos internos do negócio, e costumam passar despercebidos por um bom tempo.

Uma boa auditoria consegue mostrar se há gastos acima do esperado nos diversos setores da empresa. Além disso, também questiona se o regime tributário está adequado, ajudando na redução de custos.

Ela também pode dizer a posição do negócio no mercado em que está inserido, informação esta que se torna um diferencial competitivo, nas mãos certas.

Tenha uma gestão de inadimplência

Inevitavelmente sua empresa terá clientes inadimplentes. E para piorar, a quantidade desses clientes aumenta na mesma medida que o negócio expande. Então, faz-se necessário um sistema de gestão de inadimplência logo no início das atividades.

O ideal é conseguir receber de todos os clientes, e a estratégia usual é realizar cobranças quando cabível. Para tanto, será necessário implementar um sistema de cadastro completo, auxiliando na hora de diminuir a porcentagem de inadimplentes do negócio.

Otimize os custos do negócio

No mercado competitivo em que vivemos, há dezenas de produtos que realizam a mesma tarefa, mas com custos diferentes. Portanto, otimizar os custos do seu negócio nunca foi tão fácil como nos dias de hoje.

Às vezes, uma pequena diminuição no consumo de internet pode resultar em uma grande economia. Da mesma forma, comprar de outro fornecedor pode diminuir, mesmo que pouco, o custo de operação, que a longo prazo faz muita diferença.

Atribua prioridades às ações da empresa

Todas as ações realizadas pela empresa requerem recursos. Dessa forma, saber onde alocar esses recursos é o caminho para o sucesso empresarial. Para encontrar suas prioridades, tente estas perguntas básicas:

• Qual o setor de sua empresa precisa de investimentos?
• Está na hora de novas contratações?
• O ambiente de trabalho precisa de novidades?

As respostas precisam ser analisadas com cuidado, principalmente com base em argumentos lógicos e embasados em dados concretos.

Mantenha um controle rigoroso de notas fiscais

Vale lembrar que as notas fiscais são documentos comprobatórios de suas operações empresariais. Portanto, ela vai além do controle financeiro do negócio, tocando até mesmo aspectos jurídicos do mesmo.

Controlar e organizar suas notas fiscais, além de evitar problemas com a Receita Federal, pode ser a melhor alternativa para analisar o crescimento de sua empresa. Afinal, elas são ótimas peças de registro, das quais diversos dados relevantes podem ser extraídos.

Monte um plano de negócios completo

O plano de negócios deve conter todas as informações essenciais de seu negócio, tais como plano de ação, estudo do perfil de seu público-alvo, possíveis fornecedores e muito mais.

Esse documento tem um enorme potencial para driblar problemas no negócio, inclusive antes mesmo de ocorrerem.

Estude quem é seu cliente ideal

O cliente ideal tem um nome específico no marketing, que é avatar ou persona - a depender do contexto.

Em resumo, você pode montar um avatar através de um estudo detalhado de seus clientes, descrevendo seus comportamentos, preferências e padrões de compra. Essas personagens também devem levar as dores dos clientes por questões de completeza.

Treine sua equipe para os desafios do mercado

O mercado tende a seguir o ritmo da tecnologia, e atualmente isso significa uma rápida atualização em um curto período. Assim, para manter a equipe produtiva, é necessário capacitar todos os membros no que diz respeito às novas ferramentas.

Embora aumente os custos do negócio, sem dúvida fará uma grande diferença no médio-longo prazo.

Aposte nos diferenciais de sua empresa

Os diferenciais são a chave para o sucesso no mundo dos negócios. E eles não precisam ser grandes, quando comparados ao dos concorrentes.

Às vezes uma forma de pagamento mais flexível pode atrair muitos clientes extras para seu negócio. Até mesmo um atendimento de qualidade pode ser o grande destaque da sua empresa, permitindo sua expansão.

No fim das contas, o importante é ser melhor que seus concorrentes (ou fazer um processo melhor que eles) em algo que possa ser percebido pelos consumidores.

Otimize o marketing do seu negócio

O marketing é uma ferramenta que pode ser tanto um gasto desnecessário quanto uma alavanca para sua empresa. É por isso que se deve ter cuidado na hora de investir nesse setor, ainda mais quando se usa a abordagem tradicional - que não possui métricas para analisar.

Organize a gestão financeira da empresa

Como ficou claro, a gestão financeira é o que mantém a empresa em atividade. Uma boa gestão financeira permite entender o negócio de uma maneira profunda, encontrando brechas para melhorias e custos desnecessários.

Implante uma cultura de inovação

Por fim, a empresa como um todo deve adotar uma cultura de inovação. Isso significa que todos os colaboradores devem, pelo menos de modo eventual, pensar em métodos para fazer o mesmo trabalho de maneiras diferentes.

Aos poucos, diversas melhorias vão surgir em todos os setores da empresa. Isso permite uma evolução constante do negócio, muitas vezes sem a necessidade de novos investimentos.

Viu como o controle financeiro é importante para o crescimento da sua empresa? Aproveite mais conteúdos como este em nosso blog!